I 2009 gjennomførte Susan A. Wheelan en undersøkelse av hvordan antallet medlemmer påvirker en gruppes produktivitet. Wheelan er professor i psykologiske studier and Faculty Director of the Training and Development Center ved Temple University.
329 grupper i bedrifter og frivillige organisasjoner ble undersøkt. Det viste seg at grupper med 3-4 medlemmer var signifikant mer produktive enn grupper med 5-6 medlemmer. Produktiviteten falt ytterligere når gruppestørrelsen økte til 7-10, før den flatet ut for grupper med 11 eller flere medlemmer. De små gruppene utviklet seg også raskere fra en innledende fase til modenhet og produktivitet.
Susan A. Wheelan sammenligner en gruppes utvikling med utviklingen til et individ. Et barn er avhengig av foreldre som ledere og i den første av gruppens fem utviklingsfaser er gruppen avhengig av lederen. Barnet som blir tenåring og gjør opprør mot foreldrene kan sammenlignes med fase to i gruppens utvikling. I denne fasen utfordres lederen og gruppens medlemmer kan kjempe mot hverandre. I den tredje fasen karakteriseres gruppen av målbevissthet. I den fjerde fasen når gruppen som optimale ytelse og i den femte og siste avvikles gruppen.
Gjennom hundrevis av studier, har Wheelan påvist at grupper i fase fire redder flere pasienter, skaper bedre læring hos sine studenter eller gir sine kunder bedre service enn andre grupper. Et spørreskjema med 60 spørsmål (femten for hver fase) kalt GDQ kan brukes for å avgjøre hvilken fasen en gruppe befinner seg i og hvilke problemer som hindrer dem i å avansere.
Vanlige hindringer i fase en og to er ledere som tar for mye plass og deltagere som er for forsiktige og høflige. For å komme videre må lederen skape trygghet, gi positive tilbakemeldinger og diskutere roller, mål og verdier. Ofte snakkes det om at en eller flere personer ikke passer inn, men det handler om prosess og ikke personlighet, sier Wheelan. Noe følelsesmessig bånd mellom medlemmene er ikke viktig. En persons handlinger sees ofte på som et resultat av vedkommendes personlige egenskaper, men andre faktorer som situasjon og gruppeprosess er ofte den egentlige årsaken.
Hvis konflikene i fase to kan løses, vil medlemmene medlemmene oppleve en følelse av samhørighet og håp. Tradisjonell team building prøver ofte å hoppe rett fra fase en til tre, men konfliktene i fase to er en nødvendig del av forholdet. En konflikt som er løst på tilfredsstillende måte skaper trygghet og selvtillit. Lederens rolle i fase tre er å støtte. Det må fokuseres på om alle forstår sin rolle, hvordan problemer skal løses, beslutninger fattes og tiltak gjennomføres. Felles mål og meninger er viktig.
Fjollete team building aktiviteter er bortkastet. Det kreves andre ferdigheter for fjellklatring enn for å gjøre en jobb i fellesskap. Susan A. Wheelan mener at samarbeid mellom medlemmene er like viktig som ledelse. Oppgaven er å tenke på hva samarbeid innebærer og hvordan det kan forbedres. Å lære enkeltmennesker om grupper er meningsløst i følge Wheelan. Den som kommer tilbake til gruppen sin etter å ha fått opplæring, vil bare betraktes med skepsis. Alle må delta for å oppnå forandring.
En gruppe i fase tre er motivert for å gå videre, så medlemmene kan endre oppgaver og oppdage prosesser som ikke har fungert optimalt. Når det skjer, nås den høyproduktive fase fire. I denne fasen gleder medlemmene seg til å møtes og jobbe sammen. Ting er gøy! Rollene er definert og medlemmene aksepterer dem. Oppgavene passer både for gruppen og medlemmene som er villige til å utføre dem. Grupper i denne fasen bruker 60-70% av tiden på å snakke om mål og oppgaver. Problemer løses og beslutninger fattes. Lederen delegerer oppgaver som medlemmene er villige til å utføre.
Kun en av fire har opplevd å jobbe i fase fire, i følge Wheelan, og den varer ikke evig. Gruppen kan glemme å kultivere det de har oppnådd. Medlemmene kan begynne å kjede seg og gruppen falle fra hverandre. For å holde ytelsen oppe, må man fortsette å innsatsen, akkurat som en idrettsutøver. Det er viktig å endre roller og oppgaver. Bruk fem minutter med jevne mellomrom for å snakke om hvorvidt gruppen fortsatt presterer godt, anbefaler Wheelan.
Ikke alle grupper kan oppnå framgang. Noen mennesker ønsker ikke endring fordi det kan innebære mer jobb. Andre er ikke interessert fordi de ikke føler at de får noe igjen for det. Da må belønningssystemene i bedriften kanskje endres.
Susan A. Wheelan tror at en av årsakene til at hennes metode fungerer, er at den ikke innebærer noen følelsesmessig striptease, slik mange andre team building aktiviteter legger opp til. For mange er like ting fullstending feil og de er glad for å slippe å blottlegge sine følelser, sier Susan A. Wheelan.