En god beskrivelse fra boka «Øyeblikkets tyranni» (2001):
«På et universitetsinstitutt med 50 studenter er det nok å ha en administrativt ansatt, som kan betjene både forværelset, organisere eksamen, styre budsjettet og drive litt studieveiledning. Når instituttet får 100 studenter, trenger man plutselig ikke to, men fem administrativt ansatte. Det skyldes at det ikke lenger er mulig for ett hode å romme all den nødvendige kunnskapen. Instituttet blir avhengig av skriftlige rutiner, registrering og skjemaer. Administrasjonen kjenner ikke lenger hver enkelt student og vet ikke hva de holder på med, hvilke fag de har osv. En egen studiekonsulent må følgelig ta seg av kontakten med studentene. Budsjettstyringen blir også så komplisert at man må ha en egen økonomikonsulent for å holde orden på regnskapene. Så må man ha et menneske på forværelset og en it-konsulent, og for å holde orden på staben og dens relasjoner til omverdenen, trenger man en kontorsjef.
En organisasjon kan vokse en stund uten å forandre seg nevneverdig. Men så skifter den plutselig karakter fullstendig. Mange bedrifter er bygget opp omkring personlige relasjoner, tillit og menneskelig hukommelse. Det går så lenge virksomheten er oversiktlig. Når antall ansatte (og det antall kunder de skal betjene) passerer et kritisk punkt, må relasjonene formaliseres og byråkratiseres. Et eksempel fra min del av verden er forskningsbyråkratiet. Forskningsrådene deler ut stipender til verdige trengende (les: lovende forskere, doktorander). Da det var få av dem, bygget relasjonen mellom den tilgodesette og forskningsrådet på personlig tillit. Det var lett for forskningsbyråkratene å holde øye med sine stipendiater; Man visste stort sett hva de drev med. Etter hvert som antall stipendiater har vokst, er det oppstått krav om omfattende rapportering, fremdriftsplaner og så videre. Dermed må forskningsrådene ansette flere til å styre rapporteringssystemene, samtidig som stipendiatene bruker en økende del av sin arbeidstid på å fylle ut skjemaene.
Noen som kjenner seg igjen? Denne typen galopperende kompleksifisering tør være velkjent fra alle voksende bedrifter. En bivirkning av veksten er møtevirksomheten. Jo større en bedrift er, desto mer krefter må den bruke på å koordinere sin virksomhet; altså holdes det flere møter. Ansatte må sitte i møter og koordinere det de er ansatt for å gjøre, i stedet for å gjøre det de er ansatt for å gjøre.
Det er fullt mulig å tenke seg en bedrift so ikke har tid til annet enn møter. Den er i så fall elendig organisert, men den er fullt tenkelig. (Og jeg føler meg trygg på at det finnes avdelinger i statlige organisasjoner som nærmer seg.) En løsning (…) kan være desentralisering. Denne løsningen er (…) den mest opplagte løsningen på den kreftlignende spredningen av møter som tvinger kontoransatte – fra professorer til konsulenter – til å utføre sine egentlige oppgaver på fritiden. Man deler kort sagt opp bedriften i like store deler, og overlater koordineringen til så få ansatte som overhode mulig. »
Mange virksomheter i mindre kommuner har vært og er slike små enheter som er basert på personlige relasjoner, tillit og menneskelig hukommelse. Tenk f.eks. på lensmannskontoret, grendeskolen eller hjemmesykepleien. Enhetene har få ansatte og betjener et begrenset antall brukere. Behovet for kontroll og koordinering er begrenset fordi folk kjenner hverandre. Og det er ikke så rart at de små gruppene er effektive, for det er nettopp slike forhold den menneskelige hjernen har blitt utviklet for. Det er i slike små, stammelignende grupper vi har levd i mesteparten av den siste millionen av år som har gått.